新サービスの準備は整ったのに、プレスリリースだけが書けずに告知が数週間ずれ込む。沖縄の中小企業の経営者や担当者から、こうした声をよく聞きます。社長が自分で書こうとして手が止まる。総務の方に頼んでも、何から書けばいいのか分からずに止まる。結局、オープン当日に店頭の貼り紙とSNS投稿だけで始めてしまう。せっかくの新しい取り組みが、地元の新聞やテレビに知られないまま埋もれていくのは惜しいことです。

先に結論を書きます。プレスリリースの1本目は、材料集めは人、文章の下ごしらえはAI、事実の確認はまた人という分担にすれば、半日で出せます。午前中に材料メモとAIの下書きまで進め、昼をはさんで社内で確認し、午後に配信先を決めて送る流れです。この記事では、その半日を6つの手順に分けて説明します。手順ごとに「AIに任せてよいこと」と「人が必ず確かめること」も添えます。

告知が遅れるのは文章力の問題ではない

プレスリリースが書けない理由を「文章が苦手だから」と考える方は多いのですが、実際に手が止まる場面を見ていくと、原因は別のところにあります。多いのは、書き始める前に材料がそろっていないケースです。開始日がまだ仮だった。価格を税込で出すか決めていなかった。問い合わせ先を誰にするか決まっていなかった。こうした未決事項が一つでもあると、文章はそこで止まります。

もう一つの原因は、完成形の見本がないことです。新聞社や放送局に送る文書には、見出し、リード文、本文、会社概要、問い合わせ先という大まかな型があります。この型を知らないまま白紙から書くと、挨拶から始まる長い手紙のような文書になりがちです。自分でも違和感を覚えて、そこで手が止まります。

生成AIが役に立つのは、まさにこの二つの穴を埋める部分です。型に沿った下書きを数分で出してくれるので、白紙を前に悩む時間がなくなります。一方で、AIは御社の開始日も価格も知りません。材料がそろっていなければ、それらしい数字を補って書いてしまうこともあります。だからこそ、最初の手順は「書く」ではなく「集める」になります。

手順1：書き出す前に、材料メモを5W1Hで埋める

最初の30分から1時間は、文章を書かずに材料メモを作ります。紙でもスマートフォンのメモでも構いません。埋める項目は5W1Hです。いつ（開始日・受付開始日・期間）、どこで（店舗・地域・オンラインか）、誰が（会社名・担当部署・代表者名）、何を（サービス名と中身）、なぜ（始めた理由、地域のどんな困りごとに応えるのか）、どのように（申し込み方法・料金の示し方・対象者）を書き出します。

この中で記者がいちばん気にするのは「なぜ」です。たとえば浦添市の工務店が、高齢の方向けに住まいの小さな修繕を受けるサービスを始めるとします。台風シーズンのあと、雨漏りや網戸の相談が増えた。ただ、大きな工事を頼むほどではない家が多かった。こうした背景があるだけで、地域の話題になります。社内では当たり前すぎて言葉にしていない理由ほど、外から見ると価値があるものです。

メモは断片的なものでかまいません。ただし数字と日付だけは確定した値を書き、決まっていないものには「未定」と明記します。曖昧なまま次へ進むと、AIがその空白を推測で埋めてしまうからです。

AIに任せる部分：メモを見せて、5W1Hのどこが足りないかを指摘してもらう。

人が必ず確かめる部分：開始日・料金・店舗名などの数字と固有名詞は、社内で決まった値だけを書く。

手順2：AIに骨子と見出しの案を複数出させる

材料メモができたら、生成AIに渡して骨子を作ってもらいます。頼み方のコツは、役割と条件をはっきり書くことです。たとえば「あなたは地方紙の記者に送るプレスリリースの編集者です。次のメモをもとに、見出し案を5つと本文の構成案を1つ出してください。メモにない数字や日付は書かず、不明な箇所は【要確認】と記してください」と頼みます。最後の一文があるだけで、AIが勝手に数字を補う事故はかなり減ります。

見出しは複数出させて比べるのがよいでしょう。「〇〇株式会社が新サービスを開始」のように会社が主語の見出しもあれば、「台風後の小さな修繕、1件から相談可能に」のように暮らす人の目線に立った見出しもあります。どちらが記者の目に留まりやすいかは、並べてみると分かります。どれを採るかは人が決めますが、案を広げる作業はAIのほうが速く、人は選ぶことに集中できます。

なお、発表前の情報をAIに入力することになります。使うサービスで入力データがどう扱われるか（学習に使われるかどうか）は事前に確かめておきましょう。社内にルールがなければ、この機会に決めておくと安心です。

AIに任せる部分：見出し案をたくさん出すことと、型に沿った本文構成のたたき台づくり。

人が必ず確かめる部分：見出しに入った数字・地名・サービス名が材料メモと一致しているか。

手順3：リード文を「最初の3行で伝わる」形に整える

プレスリリースで最も読まれるのは、見出しの直後に置くリード文です。記者は毎日たくさんのリリースに目を通します。最初の数行で「誰が・いつから・何を・なぜ」が分かるかどうかで、続きを読むかが決まります。AIの下書きは丁寧すぎて前置きが長くなりがちなので、ここは人の手で削ります。

整え方は単純です。まず「このたび」「平素より」といった挨拶や前置きを外します。次に、主語・開始日・サービス名・対象者が一文目か二文目に入っているかを確かめます。最後に、背景や地域とのつながりを三文目に一言添えます。たとえば次のような形です。「株式会社〇〇（本社：浦添市）は、〇月〇日から、高齢の方の住まいの小さな修繕を1件から受け付けるサービスを始めます。台風後に増える雨漏りや網戸の破れなど、大きな工事に至らない相談に応えるためです」

効率がよいのは、AIに「このリード文を3文以内、120字前後に縮めて」と頼み、出てきた案を人が読み比べて仕上げる方法です。形容詞の多い表現や「画期的」「業界初」のような言葉は、裏付けがない限り外しておきます。根拠のない最上級の表現は、記者にかえって警戒されるからです。

AIに任せる部分：前置きを削り、字数を指定して要約し直す作業。

人が必ず確かめる部分：リード文の日付・会社名・所在地・サービス名に誤りがないか。

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導入事例の記事が取材メモのまま眠る｜BtoBの会社がAIで1本に仕上げる手順関連する話題をこちらでも解説しています。

手順4：社内で事実を突き合わせ、送る前に一度止まる

下書きができたら、送る前に社内で事実を確認します。半日で出すとはいえ、ここを省くと後で取り返しがつきません。新聞に載った日付が間違っていれば、訂正をお願いすることになります。問い合わせ先の電話番号が一桁違えば、せっかくの反響が届きません。

確実なのは、材料メモとAIの下書きを横に並べ、数字・日付・固有名詞に一つずつ印をつけながら読み合わせる方法です。開始日の曜日、価格の税込・税抜の表記、店舗の住所や番地、担当者の氏名の漢字、電話番号とメールアドレス。このあたりは、AIが文脈から「それらしく」書き換えてしまいやすい箇所でもあります。二人で読み合わせられるなら、一人が読み上げ、もう一人がメモと照らし合わせると速く進みます。

あわせて、写真や図を使ってよいか、取引先や協力団体の名前を出してよいかも確認します。県内では取引先同士が顔見知りであることも多く、相手の了解なしに名前を出すと、記事になったあとで気まずい思いをすることがあります。料金が内容によって変わる場合は、「内容により異なります。詳しくはお問い合わせください」と書くほうが誤解を生みません。

AIに任せる部分：下書きに出てくる数字・日付・固有名詞を一覧に抜き出してもらう。

人が必ず確かめる部分：抜き出した一覧の一つひとつを、社内の正式な情報と照らし合わせる。

手順5：配信先を選ぶ（県内メディアを外さない）

文書が仕上がったら、どこに送るかを決めます。全国向けのプレスリリース配信サービスは手軽ですが、地域に根ざしたサービスなら、まず県内のメディアに直接届けることを考えたいところです。沖縄では、県内二紙の地域面や経済面、県内のテレビ局・ラジオ局の情報番組、地域の情報誌やフリーペーパー、市町村や商工会の広報などが、地元の新しい取り組みを取り上げる場になっています。

関心を持たれやすい切り口は、送り先ごとに少しずつ違います。下の表は、配信先を選ぶときの目安として整理したものです。どの媒体が取り上げるかは時期や内容によるため、考え方の参考としてご覧ください。

1本目は欲張らず、自社のお客さまが実際に目にしている媒体を3〜5か所に絞るのが現実的です。宮古島や石垣島の事業者なら、本島の大きな媒体より、島内の新聞やケーブルテレビ、地域のラジオのほうが早く反応してくれることもあります。

AIに任せる部分：媒体ごとに切り口を変えた送付文の案を作る。

人が必ず確かめる部分：各媒体の窓口・宛先・受付方法が最新のものかを、公式の案内で確認する。

手順6：送り方と、送ったあとの48時間

送るのはメールが基本ですが、FAXや専用フォームを指定している媒体もあるので、手順5で確かめた方法に合わせます。メールで送る場合は、件名に「【プレスリリース】」と会社名・サービス名を入れます。本文にはリード文と同じ要点を短く書き、リリース本体はPDFで添付するのが一般的です。複数の媒体にまとめて送るときは、宛先が互いに見えないよう設定に気をつけます。

送るタイミングは、開始日の1〜2週間前が一つの目安です。直前すぎると取材の予定が組めず、早すぎると埋もれてしまいます。台風が近づいているときや大きな行事の前後は報道の枠が埋まりやすいので、ずらせるならずらしたほうがよいでしょう。

送ったあとは、問い合わせにすぐ応じられる体制を整えておくことが何より大切です。記者からの電話は、締切の直前に来ることが少なくありません。担当者が外出していて折り返しが翌日になれば、その日の紙面には間に合いません。リリースに載せた担当者の携帯電話には出られるようにしておきます。写真データや代表者のコメントも、すぐ送れるよう一つのフォルダにまとめておきましょう。掲載されなかったとしても、一度送った経験は次に発表するときの足がかりになります。

AIに任せる部分：記者から聞かれそうな質問と、その回答案を前もって作っておく。

人が必ず確かめる部分：回答案の内容が社内で合意済みで、取材で答えてよい範囲に収まっているか。

こうした文書づくりや問い合わせ対応の下準備を、社内の業務に合わせてAIに任せる仕組みづくりは、AIエージェントの導入支援のページでも紹介しています。

まとめ：半日で出す鍵は「書く前」と「送る前」

プレスリリースの1本目を半日で出すために大事なのは、文章の上手さよりも二つの手間です。書く前に材料を5W1Hでそろえること。そして送る前に、数字・日付・固有名詞を人の目で確かめることです。その間の骨子づくり、見出し案、リード文の手直し、媒体ごとの送付文といった作業はAIに任せられます。午前に材料メモと下書き、昼に社内確認、午後に配信先を選んで送る。この時間割なら、通常業務を止めずに進められるはずです。

一度型ができれば、2本目からはさらに短い時間で出せるようになります。AIを業務全体にどう組み込むかについては、沖縄の中小企業のAI活用の記事もあわせてご覧ください。新サービスの告知をどう進めればよいか迷っている方は、お問い合わせからお気軽にご相談ください。内容に合わせて、進め方を一緒に考えます。