IT担当がいない会社が最初にやるべきなのは、業者を探すことでも、ツールを比べることでもない。いま社内に溜まっている困りごとを一度すべて紙に出し、〈自分で調べて済む〉〈AIに聞けば済む〉〈人に頼むしかない〉の三列に仕分けることだ。ここを飛ばして相談に行くと、話が「何ができますか」から始まってしまい、聞かれた側も答えようがない。仕分けが済んでいれば、相談は「この列の、この三件をお願いしたい」という一文で始められる。

沖縄の中小企業でよく見かけるのは、社員十数人から三十人ほどで、事務の方が総務も経理も労務も兼ねている形だ。パソコンの調子、事務所のネットワーク、クラウドサービスの契約、業務で使っているソフト、そのすべてがその人の机の上を通っていく。壊れているわけではないから誰も騒がない。けれど片づかない小さな用件が、静かに積み上がっていく。

この記事で扱うのは、その積み上がりを崩す手順だけだ。どこに頼むかという会社選びの話には踏み込まない。相談する前に、自分たちの側をどう整えておくか。そこに絞る。

担当者がいない会社で起きているのは、故障ではなく滞留

IT担当が不在の会社を見ていると、深刻なトラブルで業務が止まっている例は意外と少ない。多いのは、判断する人がいないせいで動かないまま置かれている案件のほうだ。「このソフト、更新の案内が来ているけど押していいのか分からない」「共有フォルダがそろそろ重いらしい」「前任者が作ったExcelの計算式、誰も中身を知らない」。どれも今日困るわけではないから、明日に回る。そして半年経つ。

この滞留がやっかいなのは、危機感が育たないことだ。止まっていないのだから、経営側から見れば問題は存在していない。ところが台風で二日出社できなくなったとか、繁忙期に急に人が増えたとか、外部の条件が変わった瞬間に、溜めていたものが一気に噴き出す。県外の取引先から「データで送ってください」と言われて初めて、社内にその形式のファイルが一つもないと気づく、という順番になる。

だから最初の作業は、直すことでも導入することでもない。溜まっているものを見える場所に並べることだ。並べれば、そのうちの何割かは自分たちで片づくものだと分かる。残りが本当の相談材料になる。

まず紙一枚に、困りごとを全部おろす

やり方は素朴でいい。会議室のホワイトボードでも、A4の紙一枚でもいい。ここ半年で「あれ、どうしようね」と口に出た話を、思い出せるだけ書き出す。整理しようとしないほうがいい。粒の大きさもバラバラでかまわない。「請求書の作成に毎月まる二日かかる」と「二階のプリンタが時々つながらない」が同じ紙に並んでいて構わない。

このとき、事務の方一人に書かせないことが大事になる。現場が抱えている困りごとは、事務所からは見えていない。工事や設備の会社なら、現場から送られてくる写真の整理が誰の仕事にもなっていない、というのがよくある。宿泊や飲食なら、予約サイトごとに管理画面が別で、朝いちで三つ四つ開いて突き合わせている。水産や食品加工なら、その日の入荷を手書きで受けてから事務所で打ち直している。書き出す場を十五分でも全員に開くと、紙の枚数が二倍になる。

目安として、二十件から三十件くらい出れば十分だ。少なすぎると仕分けの意味が薄いし、多すぎると今度は棚卸し自体が止まる。出しきったら、その紙をそのまま眺めない。次の物差しを先に決める。

仕分けの物差しは、先に三つだけ決めておく

並べた困りごとを見ながら「これは自分でできそう」と感覚で振り分けると、必ずブレる。その日の気分と、書いた人の得意不得意で結果が変わってしまう。だから列に分ける前に、判定軸を三つ決めておく。止まると業務が止まるか、扱う情報の機密度、そして再発の頻度。この三つだ。

一つ目は、その困りごとが悪化したときに売上や納品が直接止まるかどうか。受注のメールが届かない、レジの端末が落ちる、現場と事務所の連絡手段が切れる——このあたりは止まる側だ。逆に「フォルダの名前がバラバラで探しにくい」は、不便ではあっても業務は回る。止まる側のものは、原則として自力の試行錯誤に回さない。試している時間が損失そのものになるからだ。

二つ目は、その作業で触る情報がどれくらい外に出せないものか。従業員の個人情報、給与、取引先ごとの単価、まだ公になっていない案件。これらが絡む作業は、たとえ手順が単純でも扱いを分けたほうがいい。三つ目は、その困りごとが月に何度起きるか。年に一度きりなら我慢して手でやる判断も成立するが、毎週なら手を入れる価値がある。頻度は、後回しにしていい理由にも、今すぐやるべき理由にもなる。

三つの列に分けてみる

物差しが決まったら、紙に書き出した項目を一件ずつ当てていく。判定に迷ったら、より右の列——つまり人に頼むほう——に置いておけばいい。仕分けは相談の準備であって、答え合わせではない。

区分	こんな困りごとが入る	判定の目安	気をつけること
自分で調べて済む	ソフトの表示設定、印刷がずれる、共有フォルダの名前の付け方、会議ツールのカメラが映らない	止まっても業務は回る／機密情報に触れない／調べれば手順が公開されている	時間の上限を先に決める。一件三十分を超えたら列を移す
AIに聞けば済む	Excelの関数の組み方、長い文章の要約、メールの下書き、手順書のたたき台、用語の意味を噛み砕く	答えの正しさを自分で確かめられる／固有の情報を入れずに質問できる	出てきた内容は必ず自分で検算する。社内の実データをそのまま貼らない
人に頼むしかない	ネットワークや回線、業務システムの連携、データの移行、セキュリティ、権限の設計、退職者のアカウント整理	止まると業務が止まる／機密度が高い／自社に判断材料がない	切り分けの相談も含めて早めに。範囲や進め方は内容によるので要相談

この表を全員が見える場所に貼っておくと、次に何か起きたときに「これはどの列か」と考える癖がつく。仕分けそのものが社内の共通言語になっていくのが、この作業のいちばんの効き目かもしれない。

「自分で調べて済む」の境目は、意欲ではなく時間で引く

この列でいちばん多い失敗は、やる気のある人が抱え込んでしまうことだ。真面目な担当者ほど「もう少しで分かりそう」と粘る。結果、本来三十分の用事に半日を使い、その日の本業が後ろにずれる。防ぐには、着手する前に上限を決めておくしかない。一件あたり三十分、と決めておく。時計が来たら、解けていなくても手を止めて右の列に移す。

それから、調べて解決したことは必ず一行だけ残す。どこを触ったか、それだけでいい。同じことが三か月後にまた起きるからだ。事務所のパソコンごとに設定がバラバラになっていく会社は、たいていこの一行を残していない。逆にこのメモが溜まってくると、それ自体が社内の手順書になり、新しく入った人が同じ質問をしなくなる。

AIに聞けば済むこと、聞かせてはいけないこと

真ん中の列は、この二、三年でいちばん厚くなった場所だ。以前なら「詳しい人に聞くしかない」だった作業のうち、かなりの部分がここに移ってきている。Excelで複数条件の集計をしたい、長い議事録から決定事項だけ抜き出したい、断りのメールの言い回しを整えたい、社内向けの手順書の骨組みを作りたい。こうした「考える手間はあるが、正解を自分で確かめられる」作業は、聞いてしまったほうが早い。

ただし、AIを使う判断には条件がある。出てきた答えの正しさを、自分の目で検算できることだ。関数なら実際の数字で試せる。文章なら読めば分かる。ここが確かめられない領域——たとえば契約書の解釈や、法令上その処理でいいのかという判断——は、たとえ答えが返ってきても真ん中の列には入れない。もっともらしい文章ほど、間違っていても気づきにくい。

もう一つは情報の扱いだ。従業員名簿や取引先ごとの単価表をそのまま貼り付けて質問するのは避けたい。聞きたいのは処理の方法であって、中身の判断ではないはずだから、数字や名前をダミーに置き換えれば同じ答えが得られる。この置き換えを面倒がらない習慣が、そのまま社内のリテラシーになる。業務にAIをどう組み込むかという話を具体的に詰めたい場合は、AIエージェント活用の考え方もあわせて見てもらうと、どこまでを任せられるかの感覚がつかみやすい。

「人に頼むしかない」と判断していい合図

右の列に置くべきかどうかで迷ったら、次のどれかに当てはまるかを見てほしい。一つ目、社内の誰も現状の構成を説明できない。回線がどこの契約で、どの機器を経由して、どこに何のデータが入っているのか。図に描けないなら、触る前に見てもらったほうがいい。二つ目、設定を戻せる自信がない。変更前の状態をどう記録すればいいか分からないなら、それは自力の範囲を超えている。

三つ目は、複数の人や複数の会社をまたぐ場合だ。県外に本社がある取引先とのデータのやり取り、ホームページを作った会社と業務システムを入れた会社が別、といった状況では、どこに原因があるかの切り分け自体が仕事になる。この切り分けを社内で背負うと、事務の方が板挟みになって疲弊する。四つ目、人の出入りに関わるもの。退職した人のアカウントやメールが残ったままというのは、地味だが放置していい類ではない。

沖縄特有の事情も、この列を厚くする方向に働く。台風で出社できない日が年に何度かある以上、事務所のパソコンにしかデータがない状態は自力で解決すべき不便ではなく、備えの問題だ。離島に営業所や現場がある会社なら、何かあったときすぐ行けない前提で組み立てておく必要がある。旧盆や慰霊の日を含む休みの並び方、年度末に集中する仕事の波も、いつ手を入れるかの計画に効いてくる。頼むと決めたなら、繁忙期の直前ではなく、その手前の落ち着いた時期に動くほうがいい。

相談の前に用意する三つのメモ——現状・困り方・期限

右の列が固まったら、いよいよ外に相談する。ここで持っていくものが三つある。長い資料はいらない。それぞれ数行で足りる。

一つ目は現状のメモ。いま何を使っているか、を事実だけ書く。パソコンが何台あって、だいたい何年前のものか。メールはどこのサービスか。業務で使っているソフトの名前。データはどこに置いているか。分からない項目は「分からない」と書いておく。それも重要な情報だ。二つ目は困り方のメモ。ここは「何ができない」ではなく「誰が、いつ、どれくらい時間を取られているか」で書くと伝わる。月末に事務の一人が二日かかる、朝いちで三十分×毎日、といった書き方だ。同じ現象でも、頻度と人数が違えば取るべき手も変わる。

三つ目は期限のメモ。いつまでにどうなっていたいか、そしてなぜその時期なのか。決算だから、繁忙期の前だから、人が増えるから、取引先から求められているから。理由まで添えると、優先順位の相談ができるようになる。逆に「特に期限はない」なら、そう書いておけばいい。急がなくていいと分かっているだけで、進め方の選択肢は広がる。

この三枚が揃っていれば、相談の場でこちらが説明に費やす時間はぐっと短くなり、その分を中身の話に使える。実際にどこまでを任せて、どこから自社で持つかは、会社の規模や業種、いま動いている案件によって変わるので、そこは持ち込んだメモを見ながら詰めていくことになる。まずは仕分けた紙を手元に置いた状態で、お問い合わせから現状を伝えてみてほしい。進め方や範囲は内容によって変わるため、要相談の部分も率直に共有できたほうが早い。

まとめ

IT担当がいないこと自体は、この規模の会社では珍しくない。問題は担当者の不在ではなく、困りごとが仕分けられないまま溜まっていくことのほうだ。止まると業務が止まるか、情報の機密度はどうか、どれくらいの頻度で起きるか。この三つの物差しを先に決めて、〈自分で調べて済む〉〈AIに聞けば済む〉〈人に頼むしかない〉に振り分けてしまえば、抱えているものの半分近くは社内で片づく種類だと分かるはずだ。

残った右の列こそが、相談する価値のある中身になる。そこに現状・困り方・期限の三つのメモを添えれば、相談は「困っています」ではなく「これをこうしたい」から始められる。棚卸しに必要なのは紙一枚と、全員で十五分の時間だけだ。ほかの記事もあわせて読みたい場合はブログ一覧から探してみてほしい。まずは今週、その紙を一枚出すところから始めてもらえればと思う。