午後の外来が終わり、片付けも済んだ診察室で、獣医師がひとりカルテに向かっている。沖縄の動物病院でも、この光景は珍しくありません。朝に診た子の経過を思い出しながら書くうちに、時計は閉院時刻をとうに過ぎています。結論を先に言うと、診察中の会話を録音してAIにカルテの「下書き」を作らせ、獣医師はそれを確かめて直すことに集中する形にすれば、診療後に残る記載の量は減らせます。ただし、所見・診断・処方のように獣医師の判断そのものにあたる部分はAIに書かせない。この線引きを最初に決めておくことが、導入をうまく進める条件になります。この記事では、診察室で何が起きているから書けないのかを分けて考え、録音から確認までの1日の流れ、飼い主に渡す説明文への使い方、そしてAIに任せない範囲の順に整理します。

診察が終わってもカルテが閉じられないのはなぜか

カルテが後回しになる理由を「獣医師の筆が遅いから」と考える人は、現場にはまずいません。実際には、診察室の中に書くための時間と手がほとんど残っていないのです。午前中に十数件の外来をこなし、合間に入院している子の処置をして、昼休みには手術の準備に入る。そうなると、カルテは「あとでまとめて書くもの」になりがちです。

問題は、後回しにした分だけ書くのが重くなることです。診察直後なら1、2分で書ける内容でも、半日たつと手元のメモの断片を頼りに思い出す作業になります。「下痢は何日目と言っていたか」「食欲はあると言ったのか、少し落ちたと言ったのか」。こうした細かい部分ほど記憶から抜けやすく、確かめようとして手が止まります。夕方の外来が混んだ日ほど書く量が増え、思い出す手間も重なっていきます。

仮に、思い出すための手間が1件あたり3分余計にかかるとします。1日に30件を診れば、それだけで1時間半です。しかもこの時間は、診療が一番疲れている閉院後に回ってきます。集中力が落ちた状態で書くので、さらに時間がかかり、書き漏れも起きやすくなる。翌朝の診療に疲れが残れば、また記載が後ろにずれていく。後回しが後回しを呼ぶ形になっている病院は少なくないはずです。

カルテの記載は飼い主との信頼にも、次回の診療の質にも関わるので、雑に済ませるわけにはいきません。別の獣医師が引き継いで診るときや、数か月後に同じ症状で来院したとき、頼りになるのは前回の記録です。丁寧に書こうとする姿勢そのものが、残業の原因になっている面があります。

問診・検査・説明が同時に進む診察室を分けて見る

一つの診察の中身を細かく分けてみると、書けない理由がはっきりします。まず問診では、飼い主の話が時系列どおりに出てくることは多くありません。「昨日の夜から吐いていて、いや、そういえば一昨日も少し」「食べてはいるけど、いつものフードじゃなくて」と、話が行き来します。獣医師はそれを頭の中で並べ直しながら、次の質問を考えています。

次に身体検査です。犬や猫を診察台に乗せたら、目を離すことはできません。看護師が保定し、獣医師は聴診器を当てて触診をする。この間、両手は動物の体の上にあります。検査結果を待つあいだも、飼い主から「この前の薬はまだ飲ませていいですか」と別の質問が来ます。

最後が説明です。検査の結果、考えられること、治療の選択肢、家でのケア、次に来てほしい時期。飼い主が納得して帰れるように、言葉を選びながら話します。治療方針について相談が始まれば、その場でのやり取りはさらに長くなります。

では、看護師がその場で書き取ればよいかというと、そう簡単でもありません。看護師は保定をし、採血や検査の準備をし、会計や次の患者の呼び込みにも動いています。電子カルテに入力しようと画面に向かえば、動物からも飼い主からも目が離れます。暴れやすい子や、不安そうな飼い主の前で、キーボードを打ちながら話を聞くのは現実的ではありません。

こうして見ると、診察室では言葉が大量に出ているのに、それを文字にする手がどこにも空いていないことがわかります。カルテに書くべき情報の多くは、すでに会話の中で語られているのです。だとすれば、会話をそのまま記録して、そこから文章を起こす作業を機械に手伝わせる、という考え方が自然に出てきます。

録音から下書き、獣医師の確認までの1日を追う

では、実際に会話の録音からカルテの下書きを作る運用にした場合、1日の流れはどう変わるのか。ある日の外来を想定して、時間の順に追ってみます。

朝、開院前の準備で、受付と各診察室に録音用の端末を置きます。受付の掲示や問診票には「診察内容をカルテ作成のために録音しています。ご希望されない方はお知らせください」と書いておき、初めての飼い主には受付で一言添えます。ここで断られた場合は、その診察だけ録音を止めるルールにしておきます。

午前の外来が始まったら、獣医師は診察の最初に動物の名前と診察券番号を口に出します。「モモちゃん、番号は1234ですね」と飼い主に確かめるような言い方なら、不自然にもなりません。このひと言があると、あとで録音とカルテを結びつけるときに迷いません。診察中は普段どおり話し、録音のことは意識しなくてかまいません。

診察が終わると、録音は文字起こしされ、AIが決めておいた型に沿って下書きを作ります。型の中身は、主訴、飼い主が話した経過、獣医師が説明した内容、次回の予定といった、会話に出てくる項目に絞ります。次の患者を診ているあいだに、前の診察の下書きができあがっている状態です。

たとえば嘔吐で来院した犬の診察なら、下書きはおおよそ次のような形になります。「主訴：嘔吐。経過：一昨日に1回、昨夜から今朝にかけて3回吐いたと飼い主談。食欲はあるが、先週からフードを変えている。説明した内容：食事を半日控えて少量から再開すること、吐き続ける場合は連絡すること。次回：3日後に再診。所見・診断・処方：獣医師記入欄（空欄）」。会話で語られたことだけが並び、判断にあたる部分は空いたまま、という状態が理想です。

昼休みに入ったら、獣医師は午前分の下書きをまとめて開きます。ここでの作業は、ゼロから書くことではなく、読んで直すことです。経過の聞き違いを直し、会話の中では言葉にしなかった視診や触診の所見、検査結果の読み方、診断、処方を自分で書き加えます。下書きが土台にあるので、1件あたりの手間は白紙から書くより軽くなります。

確認のときは、まず日数と回数、次に薬の名前、最後に次回の予定、という順に目を通すと決めておくと速くなります。数字と固有名詞は文字起こしで崩れやすく、間違ったまま残ると影響が大きいからです。気になる箇所があれば、その部分の録音だけを聞き直せば済みます。

午後も同じ流れで外来を回し、閉院後に残るのは午後分の確認だけです。大切なのは、確認をその日のうちに終えることです。翌日に回すと、下書きの正しさを判断するための記憶が薄れ、結局録音を聞き直すことになって、効果が半減します。昼と閉院後の2回に分けて確認する時間を、あらかじめ予定に入れておくと続けやすくなります。

下書きは飼い主に渡す説明文にも使える

録音から作った下書きは、カルテのためだけのものではありません。診察で獣医師が話した内容をもとに、飼い主向けの説明文を作るときの素材にもなります。

診察室で丁寧に説明しても、飼い主が家に帰ってから全部を覚えているとは限りません。薬を1日何回飲ませるのか、ごはんはいつから戻していいのか、どんな様子が見えたらすぐ連絡すべきか。こうした家でのケアの要点を、専門用語を言い換えた短い文にまとめてAIに下書きさせ、獣医師か看護師が確かめてから印刷して渡す、あるいは病院のLINEで送る。この使い方なら、説明の聞き漏らしによる電話の問い合わせも減らせる可能性があります。

先ほどの嘔吐の例なら、説明文は「今日は夜までごはんをお休みし、明日の朝から普段の半分の量で様子を見てください」「お水は少しずつなら飲ませて大丈夫です」「ぐったりしている、血が混じる、1日に何度も吐く、といった様子があればすぐにお電話ください」「3日後にもう一度お越しください」といった、行動に移せる文の並びになります。箇条書きで3〜5行程度に収めると、冷蔵庫に貼っておいても読みやすい分量です。

沖縄では、普段の世話をしている家族とは別の人が病院に連れてくる場面もよくあります。おばあちゃんが孫の家の犬を連れてきたり、仕事の都合で家族が交代で通院したり。口頭の説明だけだと、家に帰ってから伝言ゲームになりがちです。紙やメッセージで残る説明文があれば、家族の間で同じ内容を共有できます。地域によっては県外から移り住んだ人や、英語で説明を受けたい飼い主もいるので、確認したうえで別の言語の版を用意するといった使い方も考えられます。

ただし、カルテと説明文は役割が違います。カルテは診療の記録で、説明文は飼い主が家で迷わないための案内です。予後の見通しのように、言い方によって受け取り方が大きく変わる内容は、説明文に入れずに口頭で伝えるといった区別も、病院ごとに決めておくのが安心です。

AIに書かせない所見と、任せてよい部分の線引き

録音からの下書きで一番気をつけたいのは、AIが会話にないことを「それらしく」補ってしまうことです。文章を整えるのが得意な分、会話の流れから推測して所見らしい一文を足してしまうおそれがあります。そこで、院内では次のような線引きを先に決めておくことをおすすめします。

カルテの項目	AIの下書きに任せる範囲	獣医師が自分で書く・確かめる点
主訴・経過	飼い主の発言を時系列に整理する	聞き違い・日数のずれがないか確かめる
身体検査の所見	書かせない	視診・触診・聴診の結果を自分で書く
検査結果の読み方	書かせない	数値の解釈と判断を自分で書く
診断・鑑別	書かせない	自分で書く
処方・用量	会話で触れた薬名は「要確認」の印を付けて残すだけ	薬名・用量・日数を自分で書く
飼い主への説明内容	話した内容を要約する	説明の抜けや言い過ぎがないか確かめる
次回の予定	会話で決めた日時や再診の目安を書き出す	確かめる

所見や診断をAIに書かせない理由は二つあります。一つは、獣医師が目で見て手で触れて気づいたことは、会話として口に出されないことが多いからです。録音に残っていない情報をAIが書けば、それは推測でしかありません。もう一つは聞き違いです。薬の名前には似た響きのものがあり、「ミリグラム」と「ミリリットル」のような単位の取り違えも、文字起こしでは起こり得ます。処方の部分だけは、下書きに残すとしても必ず目立つ印を付けて、獣医師が書き直す前提にしておきます。

AIへの指示としては、「会話に出てきたことだけを書く」「わからない部分は空欄にして推測で埋めない」の二点を型に組み込んでおくと、線引きが運用の中で崩れにくくなります。加えて、飼い主の発言と獣医師の発言を分けて書かせると、「誰がそう言ったのか」があとから見てもわかります。「元気がない」が飼い主の印象なのか、獣医師の評価なのかで、記録としての意味は変わるからです。

運用が慣れてくると、下書きをそのまま確定したくなる場面も出てきます。忙しい日ほど、読み飛ばしが起きやすくなります。確定の操作は必ず獣医師本人が行い、確定前のものは「下書き」と画面上ではっきりわかるようにしておく。こうした小さな決まりが、線引きを形だけのものにしないための支えになります。

導入の前に院内で決めておきたいこと

仕組みを入れる前に、院内で話し合っておきたいことがいくつかあります。まず飼い主の同意です。録音することを掲示と受付の声かけで伝え、断られたら録音しない。この扱いをスタッフ全員がそろえておくことが前提になります。

次に、録音データの扱いです。下書きを作ったあと音声をいつまで残し、いつ消すのか。カルテそのものの保存とは分けて考え、誰が管理するかを決めておきます。最終確認を担うのは誰かもはっきりさせます。看護師が下書きの体裁を整え、獣医師が内容を確かめて確定する、といった分担も考えられます。

電子カルテを使っている病院なら、下書きを貼り付ける運用にするのか、連携できる仕組みを探すのかも検討の対象です。台風で停電したり回線が不安定になったりする日に備えて、録音が使えないときは従来どおり手で書く、という逃げ道も決めておくと、現場が混乱しません。

始め方も小さくするのが安全です。いきなり全診察室で使うのではなく、まず1人の獣医師、1つの診察室で1〜2週間試してみる。その間、閉院後にカルテ記載で残った時間と、下書きを直した箇所の多さを簡単にメモしておくと、続けるかどうか、型をどう直すかを判断する材料になります。直した箇所が特定の項目に偏っていれば、その項目の指示を見直せばよい、ということも見えてきます。

どの程度の仕組みが合うか、費用がどれくらいかかるかは、病院の規模や今使っている電子カルテによって変わり、一概には言えません。業務の流れを聞き取りながらAIに任せる範囲を設計する進め方については、AIエージェント導入支援のページで紹介しています。沖縄の事業者がAIを業務に取り入れるときの全体像は、沖縄の中小企業のAI活用についての記事も参考にしてください。

まとめ｜書く時間を「確かめる時間」に置き換える

カルテが診療後まで残るのは、診察室の中で問診・検査・説明が同時に進み、書く手がどこにも空いていないからです。必要な情報の多くは、すでに会話の中で語られています。その会話を録音してAIに下書きを作らせれば、獣医師の仕事は白紙から書くことから、読んで直して所見を書き足すことへと変わります。

うまく回すための要は、確認をその日のうちに済ませること、そして所見・診断・処方はAIに書かせないと先に決めておくことです。下書きは飼い主に渡す説明文の素材にもなり、家族の間で同じ情報を共有する助けにもなります。まずは1つの診察室で小さく試し、自院の流れに合う型を見つけていくのが近道です。自院の診察の流れに合わせてどこから始めるか迷ったら、お問い合わせからお気軽にご相談ください。