ふるさと納税の返礼品を出している事業者にとって、11月から12月は一年でいちばん人手が足りなくなる時期です。複数のポータルサイトから受注が次々に入り、発送予定の連絡、配送が遅れたときのお詫び、品切れの調整が同時に押し寄せます。この山を越えるのに役立つのは、AIに全部を任せることではありません。受注の一覧化と連絡文の下書きをAIに先回りさせ、人は数・日付・宛先を確かめる側に回るという分け方です。ただし、その準備は12月に入ってからでは間に合いません。この記事では、返礼品事業者の一年を平常月、11〜12月の集中期、年明けの問い合わせ期の順に追っていきます。そのうえで、時期ごとに「AIに下書きさせる範囲」と「人が必ず確かめる点」を分けて整理します。

返礼品の仕事は、季節によってまったく別の顔を見せる

沖縄の返礼品事業者を思い浮かべると、マンゴーやパイナップルなどの果物、もずくや海ぶどうといった海産物、泡盛、紅いもや黒糖を使ったお菓子など、品目はさまざまです。多くの事業者に共通しているのは、本業の製造や店舗運営のかたわらで、返礼品の受注と発送を回していることです。普段は担当者一人が空いた時間に受注を確認すれば足ります。ところが年末になると、同じ人が製造にも出荷にも駆り出され、パソコンの前に座る時間そのものが減ってしまいます。

しかも、作業の中身は時期によって変わります。平常月は受注が落ち着いているぶん、仕組みを整える余裕があります。11月に入ると件数が増え始め、12月には受注の取り込みと発送の連絡が毎日の仕事になります。年が明けると、今度は「まだ届かない」「不在で受け取れなかった」といった問い合わせが残ります。AIの使いどころもこの三つの時期で変わるので、一律に「AIで効率化」と考えるより、時期ごとに詰まる作業を見極めたほうが無理のない分担を組めます。沖縄の中小企業でのAI活用の全体像はこちらの記事でもまとめています。

平常月のうちに、ポータルごとの違いをAIと一緒にほどいておく

年末に慌てる大きな原因は、受注データの形がポータルサイトごとに違うことです。氏名の列が姓と名に分かれているもの、住所が都道府県から一続きのもの、配送希望日の書き方がまちまちなもの。件数が少ないうちは目で見て拾えても、件数が増えると転記ミスが起きやすくなります。

そこで平常月にやっておきたいのが「読み替え表」づくりです。各ポータルから書き出した受注データの見本をAIに読ませ、どの列が自社の発送表のどの欄にあたるかを一つの表に並べてもらいます。熨斗の有無、のし名義、配送希望日、同梱物の指定など、ポータルによって項目名が違うものも含めます。あわせて、発送予定のお知らせ、受け取り日の確認、遅延のお詫び、品切れのご相談といった連絡文の型も、この時期に下書きさせておきます。

ここで人が確かめるべきなのは、読み替えが正しいかどうかです。AIは似た名前の列を取り違えることがありますし、ポータル独自の記号や区分の意味までは知りません。実際の受注を数件選び、元のデータと読み替え後の表を見比べて、住所の切れ目や配送の指定が正しく移っているかを確かめます。連絡文の型も、自治体やポータルの案内と食い違う表現がないかを担当者が読み直しておくと、年末に迷わずに済みます。

11月、受注が増え始めたら「毎朝ひとつの一覧」にまとめる

件数が伸び始める11月は、受注の取り込み方を固める時期です。おすすめなのは、毎朝決まった時間に各ポータルの受注データを集め、平常月に作った読み替え表に沿ってAIに一つの一覧へまとめさせる流れです。あわせて「同じ寄附者・同じ品の受注が二重に入っていないか」「番地や部屋番号が抜けていそうな住所はないか」「配送希望日が収穫や製造の予定と合わないものはないか」も抜き出してもらいます。こうすると、確かめるべき行が最初から絞られます。

たとえば、マンゴーのように出荷時期が決まっている品と、通年で出せる加工品の両方を扱う事業者なら、一覧を発送できる時期ごとに並べ替えるだけで、出荷担当が段取りを組みやすくなります。冷蔵と冷凍の区分も一覧の段階で分けておけば、梱包のやり直しが減ります。

人が確かめる点ははっきりしています。まず件数です。各ポータルの管理画面に出ている件数と、まとめた一覧の件数が合っているかを毎朝見ます。次に、AIが「不備かもしれない」と印を付けた行の扱いです。住所をどう補うか、重複をどう判断するかをAIに決めさせてはいけません。必要なら寄附者やポータルに確認を取るのは人の役目です。AIは見落としを減らす道具であって、最終的な判断を下す役ではありません。

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12月の発送予定の連絡は、文面を「束」で用意しておく

12月は、発送予定の連絡がいちばん重くなる時期です。沖縄から発送する場合、本土向けでも船便か航空便かで到着までの日数が変わり、離島から出荷するならさらに日数を見込む必要があります。生ものは受け取り日を前もって知らせておかないと、不在のまま戻ってくるおそれもあります。一件ごとに事情が違うため、同じ文面を一斉に送るだけでは済まないのが悩ましいところです。

ここでのAIの役割は、一覧の内容を連絡文の型に差し込み、寄附者ごとの文面をまとめて作ることです。品目、発送予定日、配送方法、受け取りのお願いといった要素を一覧から拾い、一件ずつ下書きを並べてもらいます。出荷日を変えた行だけを抜き出して、変更のお知らせを作らせることもできます。担当者は文面をゼロから書かずに済み、並んだ下書きを読んで「そのまま送るか、直すか」を決めるだけになります。

確かめるべきなのは、日付・品目・宛先の三つです。AIが一覧の行を取り違えると、別の方の品目や日付を差し込んだ文面を、自然な文章のまま仕上げてしまいます。文章が整っているほど誤りに気づきにくいので、送る前に一覧と突き合わせる手順は省かないでください。また、ポータルによっては連絡の方法や文面に決まりがある場合もあります。どの経路で送るかは、事前に自治体やポータルの案内で確かめておきます。

遅延のお詫びと品切れの相談は、起きる前に下書きの棚をつくる

沖縄の事業者にとって避けにくいのが、荒天による船便や航空便の遅れです。年末でも、本土側の寒波や物流の混雑で到着が遅れることがあります。農産物や海産物なら、天候で収穫や水揚げがずれ込み、予定していた数量がそろわないこともあります。こうしたことが起きてから一通ずつお詫びを書いていては、出荷作業がさらに止まってしまいます。

そこで、遅れの理由ごと、品切れの状況ごとに、お詫びと相談の文面をAIに下書きさせ、「棚」に並べておきます。実際に遅れが出たら、該当する寄附者を一覧から抜き出し、状況と新しい見込みを入れて文面を仕上げてもらえば済みます。品切れのときは、対象となる受注の一覧と、代わりに案内できそうな品の候補を整理させておくと、自治体にも相談しやすくなります。

ただし、何を約束するかは人が決めます。代わりの品を出せるのか、発送をいつまで延ばせるのか、取り消しをどう扱うのかは、自治体やポータルとの取り決めによって変わります。AIの下書きに「代わりの品をお送りします」「必ず〇日までにお届けします」といった約束が入っていたら、確認が取れるまで外しておくくらいの慎重さが必要です。どれだけ丁寧にお詫びしても、守れない約束をすれば信頼を失います。

年明けの問い合わせには、記録をたどれる形で備える

1月に入ると、受注の山は過ぎても問い合わせは続きます。「まだ届いていない」「不在で戻ってしまった」「受け取ったが状態が気になる」といった内容には、いつ受注し、いつ出荷し、どんな連絡をしたかが分からないと答えられません。年末の慌ただしさの中で記録が散らばっていると、一件答えるのに長い時間がかかってしまいます。

11月から毎朝作ってきた一覧と、送った連絡文の控えを同じ場所に残しておけば、年明けにはそれがそのまま台帳になります。問い合わせが来たら、該当する寄附者の行と連絡の履歴をAIに読ませれば、経緯の要約と返信の下書きを作ってもらえます。配送会社の追跡情報を確かめるのは人の作業ですが、「何を調べればよいか」を整理するところまではAIに任せられます。

人が確かめるのは、事実関係と対応の範囲です。再送などの対応は事業者だけでは決められない場合があるので、自治体に確認してから返信します。品物の状態についての申し出は、写真などで状況をつかんだうえで判断し、AIの下書きに推測で原因を書かせないようにします。

時期ごとの分担を一枚の表にしておく

ここまでの内容を時期ごとにまとめると、次のようになります。社内で共有しておくと、繁忙期に「これはAIに頼んでいいのか」と迷う時間が減ります。

表のいちばん右の列が空になる時期はありません。AIに任せる範囲を広げても、人が確かめる点は残り続けます。むしろ、確かめる点がはっきりしているからこそ、安心して下書きを任せられると考えるのが実務的です。

寄附者の個人情報をAIに渡す前に決めておくこと

受注データには、氏名や住所、電話番号といった個人情報が含まれます。AIに一覧をまとめさせる以上、どのツールにどの範囲の情報を入れてよいかを先に決めておく必要があります。たとえば、入力した内容が学習に使われない設定になっているか、社内の誰が使えるのか、作業後のデータをどこに残すのか、といった点です。自治体との取り決めで個人情報の扱いが定められている場合もあるので、事前に確かめておくと安心です。

AIに渡す情報を最小限にする工夫もあります。重複や不備の抜き出しは氏名を伏せて受注番号で行い、文面への差し込みは手元の表計算で行う、といった分け方です。どこまでをAIに渡すかは、事業者の体制や使うツールによって変わります。迷う場合は、導入の前に相談しながら決めていくのが確実です。AIを業務の流れに組み込む考え方は、AIエージェントの活用のページでも紹介しています。

12月の山は、平常月の準備で低くできる

返礼品事業者の忙しさは12月に集中しますが、その山を低くできるかどうかは平常月と11月の準備で決まります。平常月にポータルごとの違いをほどいて連絡文の型をそろえ、11月から毎朝ひとつの一覧を作る。12月は文面をまとめて用意して突き合わせ、遅れや品切れには前もって作った下書きで応じる。年明けは、それまでの記録を台帳として使う。どの時期も、AIが受け持つのは下書きと一覧化で、人が受け持つのは数・日付・宛先、そして約束してよい範囲の判断です。

製造や出荷を回しながら仕組みまで整えるのは簡単ではありません。自社の受注の流れのどこにAIを置けばよいか、まず整理してみたいという段階でも構いません。具体的な進め方は内容によって変わりますので、お問い合わせからお気軽にご相談ください。